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关于办公室档案管理的方法?

发布时间:2019-08-19 12:53 来源:未知 编辑:admin

  是有关公司的各种文件,档案。由我保管,领导的要求是做一个可以长期使用的方法,在别人需要查看这些文件的时候,我需要做个登记。领导的意思是做成卡片形式的。希望各位有经验的,给...

  是有关公司的各种文件,档案。由我保管,领导的要求是做一个可以长期使用的方法,在别人需要查看这些文件的时候,我需要做个登记。

  领导的意思是做成卡片形式的。希望各位有经验的,给提供个意见,最好的是卡片的格式给我画出来,怎样管理做下说明,谢谢。展开我来答

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  为了进一步加强中能集团公司的档案管理工作, 促进集团公司各单位部门各类档案的收集、整理、归档管理和利用,有效地保护和利用档案资料,维护与保障集团公司的合法权益,促进集团公司健康的发展,集团公司的档案管理工作,按照“集团公司统一领导,统一管理 ”的方针,施行“集中定点与分散保管,分级查阅”相结合的管理原则,全面做好集团公司的档案管理工作。 根据集团公司档案管理工作的相关要求、施行办法及有效贯彻执行的精神,特制订本暂行规定。

  第一条 综合档案室是在中能集团公司的统一领导下,主管全集团公司各类档案(除财务档案)的工作部门。本规定所称的档案是指过去和现在中能集团公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

  第二条 综合档案室所保存的各类档案(资料),系中能集团公司档案的一部分,其所有权属中能集团公司,任何人不得私自挪用、毁损。档案工作由中能集团公司统一领导,综合档案室负责接收、收集、整理、立卷、保管档案和提供其利用工作,并监督各部门,各下属子公司的档案管理工作,各分公司各部门指定兼职专人负责档案管理工作(即资料员)。

  第三条 综合档案室挂靠集团总裁办公室。设专职工作主管一人,兼职档案管理人员若干人。总裁办公室主任兼任综合档案室主任。综合档案室在业务上接受上级档案局、处(室)的业务领导(指导),行政上接受集团公司的领导与监督。

  第四条 综合档案室对全集团公司的生产、科学技术、质量管理、人事、行政文书、基建、财务、设备等档案资料,按照“统一领导、统一管理”的方针,遵照“集中定点与分散保管、分级查阅”相结合的原则,全面做好集团的档案管理工作。其主要职责是:

  1.积极贯彻、认真执行国家档案法和中能集团档案管理工作的具体规定要求,及时制定与修订集团公司档案管理工作的具体操作条例和办法;

  2.督促指导集团公司各单位部门对各类档案实施预立卷和资料的积累、收集、整理、成卷、归档、编目、统计工作,并对全集团公司的档案实行集中统一管理;

  3.属于中能集团公司综合档案室保管的档案,各分公司单位部门的资料员要做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后,或在每季度第一个月的十日前,将上季需归档的预立卷的文件整理成册,移交综合档案室保管,任何人不得据为己有;

  4.属部门保管的档案资料,在每季度第一个月十日前汇编成册,上报集团综合档案室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交集团综合档案室;

  5.积极开展档案知识的宣传教育培训,收集和整理档案资料信息,提供档案信息利用服务;

  第五条 中能集团综合档案室根据集团公司档案管理的有关规定,结合与遵照执行国家档案法和上级档案机关的有关条例规定,有权组织参加集团公司的生产经营管理等专项课题项目执行情况的检查、成果鉴定、生产经营及重点工程的竣工验收等重大活动(事件)的筹措组织。

  第六条 集团公司综合档案室工作人员必须坚持四项基本原则,热爱本职工作,认真钻研业务,不断提高自身素质和管理水平,为做好和发展中能集团公司的档案管理工作做出贡献。

  第七条 对积极认真做好档案的收集、整理、保管、利用并做出显著成绩的部门或个人,集团综合档案室有权向上级主管领导提出表扬或申报奖励等建议的责任。

  第八条 对违反档案法或不执行集团有关档案管理规定的部门或个人,造成档案破损、丢失的,综合档案室有权给予批评或视情节轻重建议给予以批评教育、罚款、行政处分等违规处罚的责任。

  第九条 处理条例:有下列行为之一,据情节轻重,给予20---500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:

  2、本管理制度执行与监督责任部门为集团公司总裁办公室和企划部,第一责任人为集团专职档案管理员和各部门指定的专职或兼职资料员;第二责任人为专职或兼职资料员所在部门的部门经理(部门负责人)。

  第十一条 本制度条例如与国家档案法、上级档案机关的有关规定不符时,依上级的规定为准。

  第十二条 按照档案管理达标升级规范的要求,集团公司综合档案室对档案管理制度,要根据中能集团企业发展的需要,及时修订与逐步进行全面完善,逐步制订档案管理制度和档案管理法律法规的牌板,逐步分阶段在集团公司综合档案室全部规范上墙。这些制度包括档案工作人员职责、档案借查阅制度、档案归档制度、档案鉴定销毁制度、档案管理员岗位职责、声像档案管理办法、实物档案管理办法、档案安全管理制度、档案保密制度、档案库房管理制度、兼职档案员岗位职责等。

  第十三条 附则:档案室常规管理制度、档案收集、档案整理、档案立卷、档案保管与销毁、档案的开发和利用、档案借阅、档案的保密等制度。

  1、中能集团公司各种档案的管理工作,要符合科学性、规范性、系统性的要求,做到存放有序,查找方便,按规定要求将档案分类排放、排列整齐。

  2、保持档案室清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作;定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

  3、档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品,经常检查档案室消防器材。

  4、严格保密制度,做好档案安全保密工作;未经允许,外人不得随便进入档案室。未经批准,任何人不准将档案带出档案室,更不准私自摘抄、外传,要严格遵守保密制度。

  5、档案管理人员做到人走加锁、关窗,妥善保管档案室钥匙,确保档案室安全。

  6、熟悉档案室情况,对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对,做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案,按规定要求及时复制。

  8、借阅档案资料须经档案管理工作主管领导同意,并办理借阅登记手续。未经集团公司主管领导批准,不允许外借档案资料,同意外借的档案资料,一般也只允许外借档案复印件,原则上档案原件不允许外借,借阅人要爱护档案原件,用后及时归还。(重要档案未经集团总裁批准同意,任何人不得外借)

  9、切实做好日常防范工作,做到人离灯灭,切断电源,消除火灾隐患,保证档案安全。

  集团公司的档案工作者,要按照有关规定,把公司各部门及每个人手中分散的有关生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务、经营管理等方面的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于集团公司指定的档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。

  档案的收集必须依法按章,按照中能集团公司的规定要求保质保量严格及时分类归档 。公司各部门全体员工都要明确档案管理的目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,明确工作性档案资料与个人学术、科技发明等具有知识产权的资料的区别。管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集(个人自愿贡献的另当别论),个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。

  建立档案收集的工作制度和考核制度,必须建立必要的机制,明确对收集的范围、对象、时限等要求。

  中能集团公司的档案整理,是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类、组合和编目,使其系统化、科学化,有利于档案的保管和使用。

  文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷;在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》管理归档.

  C、档案分类 依据档案来源、时间、编目、内容、单位、编码顺序分成若干层次和类别;归档前按规定要求将资料分类,分组放置在待办卷宗内。

  公司档案的整理,要按照生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料、自身规律等进行档案整理,保持其结构的完整性。

  集团公司档案的整理,要按照各类档案的来源、时间、内容和性质等条件,保持其历史联系,保持其整体的系统性。

  1、为了有利于集团公司立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用,按照规定要求,推行预立卷制度。

  2、集团公司各有关部门兼职档案员,首先要进行培训学习,按规定要求、按预立卷类目进行档案材料的及时收集、积累,并定期进行整理。

  3、集团公司档案室要随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好档案预立卷工作。

  4、组卷必须遵循文件材料形成的规律,保持其相互之间的有机联系,便利于查考和利用。

  (1)内容相同的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,每卷不超过 150页;

  (2)卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列;

  (3)按顺序编页号,页号位置在非装订线)填写卷内目录及备考表。每份文件材料必须注明单位部门、责任者、时间;

  (6)案卷封面各栏目应填写齐全,标题拟写应简明扼要,并体现编著审定者、问题(内容)、文种三要素;

  为了档案的完整和安全,工作的方便,一般应实行“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,必须要做到档案库房独立。档案库房要保证通风、干燥,配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,要有可行的防盗设施。

  3、认真做好归档验收工作。档案室应对整理组卷完毕后档案进行入档存前的鉴定和验收,凡不符合要求的,必须重新整理合格后才能归档。

  5、按集团公司的规定要求做好编目工作。目录每条目基本著录项目包括:顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的,应将目录输入计算机,建立信息库,实现检索、统计等机上操作。

  7、要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。

  8、要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限表,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,并经集团公司总裁授权的主管领导批准。销毁档案,必须报集团公司总裁或总裁授权的主管领导批准,销毁档案时必须有两人以上监销,并在销毁清单上签字。

  (2)建立档案备份制度,集团公司所有有重要价值的文件、报表、业务记录等必须备份.;各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存;对存入电脑的资料档案,按《计算机管理办法》管理.;备份盘与原盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。

  10、及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏,集团公司组织各部门应及时补充归档,档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷,排在对应年度案卷目录的最末位。

  (1)集团公司档案室按借阅制度规定,办理档案的出借、查阅手续,并做好借阅记录,对借出档案,应定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,报集团公司主管领导;根据情节轻重,对责任人给予必要的教育和处理。

  (2)档案室应提供检索工具,指导利用者查找档案,并解答利用者各种有关问题。

  (1)集团公司要组织专业人员利用各类档案编辑各种形式的、能有效服务于生产经营的参考资料和汇编,如生产科学技术工艺汇编、设备开发改制利用与管理汇编、生产经营管理等科学技术革新经验汇编等,为生产经营管理工作提供信息服务。

  (2)档案室要注意收集技术革新、生产经营管理等档案的利用事例,并将典型事例汇编成册,鼓励和推动利用现存档案为集团公司的生产经营管理工作改进报务。

  1、调阅一般的会议记录、会议纪要和不重要的文件,须经主管部门办公室领导或其它有关部门档案主管领导批准。调阅集团办公会议记录和集团公司的重要文件,须经集团公司的主管领导批准。

  2、集团公司各单位因工作需要查阅本单位归档的档案,经主管部门办公室领导批准,可以直接到档案室调阅。查阅非本部门单位的重要档案,须经文件归档单位领导同意,并经集团公司主管领导批准。

  3、查阅生产技术等科研档案,本课题人员按有关规定可以直接到档案室调阅。非本课题人员查阅时,须经课题负责人和主管部门领导批准。

  4、公开的档案,凭单位部门介绍信、证件、说明利用档案的目的和范围,在档案室办理相关手续可查阅。须借出时,不得超过五天,并经主管领导批准。逾期不归还者,档案室工作者要及时催还。

  5、阅档案的人员,必须保守档案的秘密,保证档案的安全。不得涂改、勾划、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借,违者要追究责任。

  6、因公司工作需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经部门办公室领导核准,集团公司主管领导批准,方可带出,用毕即归还.阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。外单位借阅档案,须持本单位介绍信,经集团公司主管领导同意后方可到档案室调阅。原则上档案原件不允许外借,一般只允许外借档案复印件;重要档案原则上都不外借,按规定要求在档案室查阅。

  7、借出后归还的档案,档案人员要认真核对,详细检查,发现问题要向借阅人当面提出,查明情况进行记录,并向主管领导报告。

  8、摘录或复制档案,须经档案人员校对无误后,加盖印章,以资证明。对重要的或密级的档案资料需要复制时,必须经有关单位主管领导同意,否则,不能随意复印。

  9、借阅档案,必须进行登记签名。查阅者利用档案后要填写《利用效果登记表》,由档案室存查。

  1、认真学习与贯彻执行国家《保密法》和《保密法实施办法》,严格执行集团公司档案管理规定,增强保密意识,正确认识和处理市场经济条件下的企业档案保密工作。

  2、档案工作人员必须遵守保密法规,履行保密职责,对中能集团企业的秘密具有高度责任感,无论在任何情况下,都要以确保中能集团企业的秘密安全为重。

  3、严格履行档案的收进、移出、借阅、消毁登记手续,严防失泄中能企业档案秘密。

  5、特殊情况需要复制和摘抄带密的档案材料,必须经集团总裁或总裁授权的主管领导批准,方能复制和摘抄。

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