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怎样做好档案工作

发布时间:2019-08-19 12:54 来源:未知 编辑:admin

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  展开全部应从以下几个方面抓起: 一、增强服务意识,提高服务水平,争取领导重视 一个单位的任何一项工作,都必须有领导的重视,才能使这项工作顺利开展;领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此,把档案工作列入议事日程,是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说,则应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色,领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因,领导的重视是外因,外因必须通过内因起作用。如何发挥主观能动性,争取领导重视,档案管理人员应当做到如下几点: 1、爱岗敬业,使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好的印象。 2、积极宣传,使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够,很多都是因为缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位可有可无,因此,对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件、材料给领导看,在领导的脑海里留下印象,尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,使领导更加重视档案工作。 二、综合利用各种资源,实现档案现代化管理 随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形势下出现的新问题。 1、增强责任感,提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的方法管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。 2、掌握管理技能,提高综合素质。以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。 3、利用现有资源,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都依照统一的标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准的现象,影响案卷的质量,给利用工作带来不便。因此,要发挥计算机的管理优势,减少手工操作,提高工作效率。 三、加强教育培训,提高管理人员综合素质 档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以必须对档案人员加强继续教育,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才,才能完成档案管理现代化的任务。 1、提高认识水平,强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多,首先,要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义,认识档案事业的发展,档案服务质量的提高,其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次,21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存,必须真正启动档案人才工程,培养世纪人才,将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。 2、加强制度建设,建立运行机制。加强制度建设,建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先,要建立和健全继续教育的管理制度,如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次,要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感,主动地参加定期的继续教育,更新知识,提高业务能力和水平。比如,档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训,档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样,便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。 3、开展综合培训,提高业务水平。应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。要坚持“学用结合,按需施教,重视实效”的方针,切实遵守学以致用的原则。第一要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会,尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足。第二要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等,档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。第三要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一,也是档案现代化的标志之一,档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习,并灵活运用到实际工作之中。 4、建立奖惩机制,细化考核监管。要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识,要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,增强自觉性,为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制,加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核,做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系,加强对档案工作的领导、检查和考核,不断提高档案管理工作水平。

  一、档案的重要性档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。京沪处档案室存放着自建设期至运营期所形成的文书、科技、会计、照片、声像等档案资料,为京沪今后的发展及领导决策提供了依据。档案管理人员应意识到当前档案工作的重要性,切实将档案工作收齐、管好、用活,为维护京沪处的历史真实面貌和今后的发展作出新的更大的贡献。二、档案的收集为确保档案材料的完整性,并能够及时、有效地提供利用,这就要求我们做好档案资料的收集工作。档案资料的完整收集,需要各科室(单位)的紧密配合与支持。各科室(单位)要指定一名档案员负责本科室文件材料的收集,一方面要根据档案管理规定抓好上级来文的传阅和归档,定期对文件材料进行清查,确保材料齐全;另一方面,要抓好本单位活动所形成的文件材料的收集,确保文件材料的作用得到充分发挥。档案人员在做好档案资料收集工作的同时,还要做到统一收发。凡是往来文件,档案人员应统一拆封、统一登记、统一管理,防止文件材料的散失。文件材料的收集除了领导重视,各科室配合外,更重要的是档案人员要积极主动,尽职尽责的做好档案收集工作。

  科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面,很多人在认识上存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作,就必须立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

  为什么要在做好档案管理工作呢?这个问题是摆在每一个档案管理工作人员面前所必须必须解决的问题。本文认为:

  做好档案管理工作一个企业健康发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

  随着计算机技术的飞速发展,档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。

  法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,《中华人民共和国档案法》应运而生,经过二十多年的发展,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而,新的形势对档案管理工作提出了更高的要求,这就要求各地方要充分利用地方的立法权限,建立一整套有地方特色的档案法律法规,是档案管理工作与时俱进,有法可依。在此基础上,各部门都要建立健全档案管理规章制度,项制度要管理,项制度要效益,只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

  随着计算机网络技术的进一步发展,对如何做好档案管理工作提出了新的挑战,本文认为:只有正视这个挑战,实现档案管理同现代技术的有机结合,档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作,要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识,又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化,在输入检索词时再点查找范围,检索得出的文件就是与事件密切相关的,既准确又不浪费时间,只有这样,丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而,现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全,就必须制定严密电子文件安全管理制度,完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系,按照信息安全、人员职责、设备管理等因素,对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分,在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术,提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。设置自动启动的电子文件操作日志,以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

  档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用,为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。因此,只有全力做好档案管理工作,才能为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。

  综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

  首先,要在思想观念上创新。任何工作的跨越和创新,都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。要充分认识创新是档案工作发展的动力,创新是档案工作题中应有之意,档案工作的建立、发展、壮大离不开创新。而现实工作中,创新档案工作面临着许多思想障碍和框框套套。有的片面强调原则,习惯照既定的框框办事。思想上患得患失,工作上畏首畏尾,改革怕出乱子,创新怕担风险;有的片面强调继承,缺乏辩证的观点,对过去的经验、做法一味照搬照套,食而不化。所有这些,在本质上都是思想僵化、观念陈旧的表现,导致在工作上墨守成规,按部就班,出不了新意,迈不开步子,到头来,怨天忧人,落伍于形势,打不开局面。

  其次,要在宏观管理上创新。宏观管理包括档案工作的方针政策、法律、法规和发展方向,档案工作的宏观决策及人员素质的培养。宏观管理创新,一是由近到远的创新,即把近期发展目标定在未来发展需要的基础上。二是实现由小到大的创新,就是走出档案工作单纯是档案部门之事的误区,把档案工作定位在全社会各项事业之必需的基点上。三是由浅到深的创新,就是档案不但要保管好,而且更要利用好。把档案工作的重点放在开发利用,全方位为社会搞好深层次的服务上。四是由低到高的创新,把档案工作的着眼点放在现代化管理水平高、档案工作人员素质好的基点上。五是实现由单一向全方位的创新,即改变过去单纯面向机关的现象,逐步能做到为全社会服务。改变过去主要管理和利用文书档案的现象,逐步做到保管和开发利用多种信息资源,特别是加强科技档案,专业档案和特色档案的征集、保管和开发利用的工作。

  第三,要在微观管理上的创新。微观管理,主要包括一个单位的档案管理或一个方面的档案管理。档案的微观管理包括档案的收集,整理、鉴定、保管到开发利用。基础工作是为利用工作创造物质基础和工作条件的,利用工作则是直接为社会服务的。即为机关工作服务,为生产建设,科学技术工作以及社会各项事业服务和为人民群众服务,这是我们档案工作的根本宗旨和目的。

  第四、在服务的观念上要创新。档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基本因素。就档案服务来说,一是要真正树立市场经济意识,特别是知识经济的意识。要采取积极有效的措施,扩大宣传,扩大档案工作的知名度,让更多的人了解档案,进而让更多人利用档案。二是要全面认识档案的利用价值。不断丰富馆藏,特别是加强科技档案、专业档案和特色档案的收藏,提供给利用者为现实服务。三是重视和加强对利用者的研究。不仅研究当前的利用者,还要研究潜在的利用者,不仅研究利用者当前的需要,还要研究利用者潜在的需求,以便最大限度消除利用者利用档案的障碍,以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新。

  第五、在服务的内容和范围上要创新。随着档案工作的发展,档案服务范围和内容不断扩大,从编史修志到历史研究,从证明年龄身份到处理经济合同,作用越来越大,应用的范围越来越广。在档案服务的范围和内容上,特别是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。一是围绕党和政府的中心工作,为各级

  领导决策服务,为改革开放和现代化建设服务,为满足广大人民群众服务的要求,结合馆藏内容,主动地开展深层次的加工,主动地为社会各方面服务。二是结合党和政府的中心工作,有针对性地为有关部门和社会各界提供文档信息服务。三是依托现代化设备和手段,充分挖掘档案信息资源,提高服务的及时性。。

  第六、在服务机制上要创新。档案工作服务机制只有不断创新,档案工作才能生机勃勃,档案部门的服务水平,才能随着形势,任务的变化发展得到不断提高。在当前,档案服务机制的创新和改革,应为领导决策,为经济建设和各部门工作提供服务,为社会各界和人民群众提供服务工作为主要内容;以开展能够公开的现行文件利用工作为主要方面,把为加强社会基层组织建设服务为主要途径。通过服务机制的不断创新和改革,实现档案工作服务由被动向主动服务转变,由单一服务向全方位服务转变,由一般服务向深层次服务转变。真正做到经济建设和社会事业发展到哪里,档案工作就服务到哪里,为经济社会的全面发展进步做出应有的贡献。随着高技术的广泛应用,档案的保管条件逐步改善,利用范围越来越广,我们的服务方式也应随着形势的变化不断创新。走向社会宣传档案意识,宣传档案工作,变“看摊守业,等客上门”等被动式服务为“招客上门”主动式的服务。创特色,抓实效,使档案服务真正走进社会,走近群众。

  创新档案工作是应对时代变革,开创档案工作新局面的必由之路和必然选择。**市档案工作要实现创新,我个人认为要抓好以下几项工作:

  调查研究是谋事之基、成事之道,是一个档案部门领导者应具备的基本功。档案工作要创新,就要大兴调查研究之风,调研出思路,调研出对策,调研出成果。通过调研开拓视野、掌握实情,通过调研形成科学的认识,并在实践中大胆实验,形成创新的成果,以达到加强和促进档案工作发展的目的。

  档案工作要创新,必须有健全、完善的工作机制和工作保证。创新工作机制,就是要克服和防止工作的随意性和盲目性,加强法律、法规和制度建设,做到有法可依,有法必依,执法必严,违法必究。促进档案工作的制度化、程序化和规范化。要形成系统完整的工作程序,用于指导和规范档案工作,要完善岗位责任制度,严明岗位纪律,真正形成一套职责明确,程序严谨,落实有力,运转灵活的工作机制,为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。

  增强服务意识,档案工作就有了市场,收集工作要改变过去“坐等收集”为“主动收集”,如“一事一案”要形成制度,同时要从基层档案室抓起,变一家的积极性为千家万户的积极性。整理工作要改变过去先收后整为边收边整,并重点放在基层档案室进行,使档案归档工作从源头抓起。查阅利用工作要改变过去“等客上门”为“主动送信息上门”。开发利用工作要改变过去以档案部门利用馆藏档案资料搞编研为主,为以组织社会力量搞合作会战,开发利用社会档案资源,利用网上信息,研究市场经济新课题为主,由关门服务向开门服务、上门服务、网上服务转变,从根本上提高档案信息的利用效率。

  客观地说各部门、各单位工作业务千差万别,所形成的档案也各具特色。建立各具特色的档案结构体系,应该是完全可能的。就目前情况来看,丰富档案内容应从机关文书档案为主体的基础上加强专门档案的建设,加强专业档案建设及“声像档案、电子档案”等不同载体的档案建设。档案部门的业务指导必须分类进行,根据不同层次、不同行业的特点,突出不同的重点,形成与各自工作特点相对应的档案结构体系。

  作为信息产业组成部分的档案工作,急需高素质人才。就目前情况来看,档案部门引进人才的能力不强,还必须走“自我提高、自我发展”的道路,通过各种培训和研讨活动,采取“请进来”“走出去”的办法,开阔眼界,扩展视野,更新知识,提高技能,尽快培养一支新型的高素质档案干部队伍,以适应新形势的需要。

  通过树立方方面面的典型,推动档案工作的全面展开,促进整体工作上台阶、上水平。要全方位树立各条战线、各个层次的典型,采取扶持、帮助、指导的办法,总结典型经验,不断培植新的典型,及时排解典型存在的问题和困难,着力构筑档案工作的先进群体,以典型带动面上工作,整体推进。

  首先要学会分门别类,其次巧用档案袋,然后常用资料的归整,最后部门资料提报;把这些都弄明白,然后努力学习。

  档案系指机关、机构、组织或个人在业务处理过程所产生、持有并保存的纪录、文件或资料。我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫做“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,今统一称作“档案”。

  跟档案有关的工作一般有档案学、档案管理等,中国目前各个高校开设的其实也并不很多。

  档案工作要具备的素质:档案工作要求细致严谨,工作步骤多、环节多、程序多、耗时多,致使完成任务的时间弹性比较大。档案管理人员必须具备较强的责任心,一丝不苟的、一步步的地做好档案工作,保持归档案卷的齐全完整和质量,以确保其作为历史证据的可靠性。档案管理人员还要具备健康的心理素质,适时调整心理状态,有较强的自制力和自控力。

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